Регламент для документооборота

Документооборот – это основа работы любой организации. От того, насколько четко выстроен процесс движения документов, зависит скорость принятия решений, юридическая защищенность и эффективность управления. Для упорядочения этой системы создаются регламенты для документооборота.

В данной статье поможем понять, зачем компании нужен такой регламент, какие разделы он включает и как правильно его разрабатывать. Рассмотрим пример, правила учета и хранения документации, а также дадим рекомендации, как выстроить систему делопроизводства в электронном и бумажном формате.

Для чего нужен регламент документооборота

Регламент для документооборота – это инструмент, который задает единый порядок работы с бумагами в компании. Он помогает избежать потерь информации, дублирования задач и ошибок при согласовании.

Цель – не усложнить процесс, а наоборот – сделать его прозрачным и управляемым. Он упрощает ведение документации, ускоряет взаимодействие между отделами и снижает риски нарушения сроков.

Основные задачи, которые можно выполнить:

• Стандартизация процесса. Все документы оформляются, регистрируются и передаются по единому алгоритму, что исключает ошибки и произвольные действия сотрудников;
• Определение зон ответственности. Четко указано, кто создает, проверяет, подписывает и хранит документацию, а также кто отвечает за актуальность;
• Ускорение работы. Наличие утвержденного графика и форм позволяет быстро находить нужные документы и отслеживать их статус;
• Переход на электронный документооборот. Регламент задает порядок использования систем автоматизации и устанавливает правила доступа к электронным файлам;
• Минимизация рисков потери информации. Единая система учета и хранения защищает данные от случайного удаления, утраты или несанкционированного доступа;
• Контроль исполнения. Регламент устанавливает порядок проверки сроков выполнения поручений, согласований и утверждений, что помогает избежать задержек и невыполненных задач;
• Соблюдение законодательства. Все процедуры по ведению и хранению документации соответствуют требованиям нормативных актов и внутренних положений компании.

Кроме того, регламент помогает защитить корпоративную информацию от утраты, несанкционированного доступа или искажений.

Основные разделы документа

Регламент документооборота разрабатывается по единой структуре, чтобы он был понятен каждому сотруднику и легко применялся на практике. В нем прописываются все ключевые этапы движения бумаг – от создания до архивного хранения.

Типовая структура включает следующие разделы:

• Общие положения. Краткое описание цели, области применения и используемой терминологии. Здесь указывается, на какие подразделения и виды документации распространяется настоящий регламент;
• Организация документооборота. Определяются ответственные лица, график прохождения документов, а также принципы взаимодействия между отделами;
• Создание и регистрация. Устанавливается порядок оформления, присвоения регистрационных номеров и ведения журналов учета;
• Согласование и утверждение. Описывается процесс внутреннего согласования, последовательность подписей и сроки рассмотрения документов;
• Передача и использование. Указывается, как осуществляется движение оригиналов и копий, а также правила доступа сотрудников к информации;
• Хранение и архивирование. Фиксируются сроки хранения, условия передачи в архив, ответственность за сохранность и порядок уничтожения документов, утративших силу;
• Работа с электронными источниками. Уточняется, какие системы используются, как организовано ведение электронной базы и как обеспечивается защита данных;
• Контроль исполнения. Прописываются способы отслеживания исполнения и действия при нарушении сроков.

В заключительных положениях устанавливаются правила обновления, порядок внесения изменений и действия при введении новых форм документации.

Правила учета и хранения документов

Учет и хранение – ключевые элементы системы документооборота, обеспечивающие сохранность информации и контроль над процессами.

Основные правила учета и хранения включают:

• Регистрацию всех входящих и исходящих бумаг. Каждому элементу присваивается уникальный номер и дата, после чего он вносится в журнал или электронную систему учета;
• Систематизацию документации. Документы группируются по видам – договоры, приказы, отчеты, переписка – и хранятся по утвержденной номенклатуре дел;
• Создание электронных копий. Бумаги дублируются в электронном формате для резервного хранения и удобства поиска;
• Определение сроков хранения. Для каждого вида документа устанавливается срок в соответствии с нормативными требованиями и внутренним положением предприятия;
• Ограничение доступа. Использование документации разрешено только уполномоченным лицам, а порядок доступа регулируется должностными инструкциями;
• Передачу в архив. По завершении работы бумаги передаются в архив компании, где формируются дела с указанием дат, индексов и ответственных сотрудников;
• Уничтожение по истечении срока хранения. Документация, утратившая юридическую силу, уничтожается по акту, с обязательным составлением внутреннего отчета;
• Контроль за сохранностью. Ответственные лица регулярно проверяют состояние дел, соответствие номенклатуре и полноту комплектации.

Эти правила обеспечивают прозрачность ведения документации, упрощают поиск нужных файлов и защищают компанию от юридических и организационных рисков.

Пример регламента документооборота

Ниже приведен упрощенный образец внутреннего регламента, который может использоваться в организациях для управления потоком документации:

1. Общие положения. Настоящий документ устанавливает единый порядок ведения, регистрации, согласования и хранения служебных бумаг. Регламент обязателен для всех сотрудников предприятия и направлен на обеспечение целостности и сохранности документации.
2. Организация документооборота. Все входящие, исходящие и внутренние документы фиксируются в журнале учета или в электронной системе. Ответственными за ведение регистрации являются сотрудники делопроизводства. Срок передачи документа на исполнение – не более одного рабочего дня.
3. Создание и согласование. Документы составляются по утвержденным шаблонам и проходят согласование с руководителем структурного подразделения. Для электронных копий используется корпоративная система ЭДО, в которой фиксируется каждая версия и подпись ответственного лица.
4. Хранение и архив. Документы подлежат хранению в установленные сроки согласно внутреннему положению и действующему законодательству. Архив компании отвечает за систематизацию дел, составление описи и контроль сроков уничтожения устаревших бумаг.
5. Контроль исполнения. Руководитель подразделения осуществляет проверку своевременности выполнения поручений, отраженных в документах. В случае нарушения сроков составляется служебная записка.

Разработкой подобных документов занимается Enterconsulting. Мы помогаем предприятиям любого масштаба выстроить прозрачную, безопасную и современную схему делопроизводства.

Советы и рекомендации

Чтобы регламент документооборота приносил реальную пользу, его нужно не просто утвердить, а внедрить в повседневную работу компании. Важно, чтобы он был написан понятным языком, учитывал особенности конкретного предприятия и охватывал все ключевые процессы – от создания до архивирования документов. Регламент должен быть живым инструментом, который помогает, а не мешает работе.

При разработке стоит привлекать представителей всех подразделений – бухгалтерии, юридического отдела, IT и делопроизводства. Это позволяет учесть все этапы движения документов и избежать противоречий.

После утверждения регламент необходимо регулярно обновлять: любая реорганизация, переход на электронный документооборот или изменение законодательных норм требуют пересмотра порядка работы.

Обучение сотрудников играет не меньшую роль, чем сам регламент. Люди должны понимать, не только что делать, но и зачем – тогда регламент становится частью корпоративной культуры. Контроль исполнения должен быть прозрачным: установленные сроки и ответственные лица помогают избежать задержек и путаницы.

Помочь компании выстроить такую систему можем мы – команда специалистов по систематизации бизнес-процессов и управлению документацией. Enterconsulting разрабатывает регламенты и положения, адаптированные под специфику бизнеса, помогает внедрять современные электронные решения и обучать персонал, обеспечивая повышение эффективности работы компании и снижение рисков ошибок в документообороте.